Rozdział 18. ¨ Narzędzia do pracy w sieci                            455

Rozdział 18.
Narzędzia
do pracy w sieci

u        Dylemat planowania.

u        Programy poczty elektronicznej.

u        Wpływ Internetu.

u        Nie rób tego sam!

Chociaż ulubione powiedzenie Autora to „sieci służą do udostępniania”, wciąż jednak zmienia się to co może być udostępniane w sieci. Oczywiście – sieci są przeznaczone do udostępniania drogich drukarek wielkoformatowych lub wymiany dokumentów edytora tekstów ze współpracownikiem, ale współczesne aplikacje sieciowe mogą zrobić wiele więcej w celu zwiększenia produktywności i elastyczności użytkowników.

W centrum nowoczesnych aplikacji sieciowych leży idea systemów rozpowszechniania komunikatów (messaging system). Systemy te korzystają z programów transportowych, zwanych mechanizmami lub usługami, działających na przynajmniej jednym serwerze, znajdującym się dowolnym miejscu w sieci. Serwery komunikatów przesyłają bloki danych pomiędzy aplikacjami działającymi na klientach PC. Najpopularniejszą aplikacją sieciową wykorzystującą systemy rozpowszechniania komunikatów jest poczta elektroniczna. Na tym modelu opiera się system Microsoft Mail, który wykorzystuje usługi zwane Messaging API (MAPI). Lotus wraz z IBM
i innymi dostawcami opracował system Vendors Independent Messaging (VIM).

W zastosowaniach, takich jak planowanie sieciowe, dystrybucja, śledzenie formularzy elektronicznych i śledzenie projektów wykorzystuje się współpracę z mechanizmem rozpowszechniania komunikatów. Jednak wymieniane komunikaty nie są zwykle przeznaczone dla ludzi, a zatem rozpowszechnianie komunikatów to nie to samo, co poczta elektroniczna, choć rozpowszechnianie komunikatów jest wykorzystywane w jej implementacjach. Kluczowymi z punktu widzenia przydatności aplikacji stają się obecnie możliwości przekazywania przez nie informacji o sieci, użytkownikach, uprawnieniach, czcionkach, ścieżkach i innych szczegółach. To zadanie systemów rozpowszechniania komunikatów. W dalszych częściach tego rozdziału zostaną omówione niektóre aplikacje, których powstanie stało się możliwe dzięki systemom rozpowszechniania komunikatów.

Dylemat planowania

W wielu organizacjach zaplanowanie spotkania dwóch, trzech zajętych osób oraz zarezerwowanie dla nich sali konferencyjnej i rzutnika transparencji to frustrujące
i czasochłonne zadanie, wymagające wykonania wielu rozmów telefonicznych. Jeśli jedna osoba lub niezbędny zasób są zajęte, podczas gdy inne osoby i zasoby są wolne, rozpoczynają się negocjacje. Matematycy określają metodę rozwiązywania zadania z wieloma niewiadomymi czynnikami jako metodę kolejnych przybliżeń. Ale każdy, kto musiał kiedykolwiek zorganizować takie spotkanie, określa to mianem „horror”.

Produkty wspomagające planowanie w sieci LAN upraszczają te zadania i często eliminują frustrację. Jeśli każdy w organizacji używa takiego oprogramowania, użytkownicy mają dostęp do publicznych kalendarzy innych użytkowników i grafików rezerwacji dla zasobów. Dzięki nim nie trzeba wiele czasu, aby zorientować się, kiedy wszyscy zainteresowani mają wolny czas i mogą wziąć udział w spotkaniu. Co ważne – proces ten nie zakłóca w żaden sposób prywatności. Osoba planująca spotkanie nie widzi wszystkich szczegółów kalendarza, a jedynie okresy wolne i zajęte.

Kalendarze osobiste stanowią centrum procesów planowania w grupie użytkowników. Jednak nawet najlepsze oprogramowanie nie pomoże, jeśli wszyscy użytkownicy nie będą współpracować, na bieżąco aktualizując swoje kalendarze. Jednym wspólnym problemem wszystkich tych programów jest brak łatwego sposobu planowania wykorzystania poszczególnych zasobów. Ponieważ grupy zasobów – na przykład trzy sale konferencyjne lub trzy rzutniki przezroczy – mają zwykle jednego menedżera, nie jest zbyt rozsądne zmuszanie go do ciągłego sprawdzania odrębnych kalendarzy w celu potwierdzenia planowego wykorzystania każdego zasobu. Osoba planująca spotkanie i osoba zarządzająca zasobami nie powinny traktować trzech identycznych projektorów, magnetowidów, ekranów czy sal konferencyjnych jako odrębnych jednostek.

Programy poczty elektronicznej

W praktyce największe korzyści, jakie daje użycie poczty elektronicznej są takie, że pozwalają one prawie wyeliminować rozmowy telefoniczne i umożliwiają personelowi, rozproszonemu po całym świecie ignorować strefy czasowe i godziny pracy. Możliwości te w znaczny sposób przyczyniają się do wzrostu produktywności pracowników indywidualnie i w grupie oraz do eliminacji niezadowolenia i stresu. Im więcej osób w organizacji używa poczty elektronicznej – z jej możliwościami przechowania informacji i dostarczenia jej, gdy odbiorca będzie gotowy do jej przyjęcia – tym mniej są oni ograniczeni potrzebą korzystania z urządzeń do komunikacji w czasie rzeczywistym, czyli telefonów.

Systemy poczty elektronicznej łamią tyranię czasu w komunikacji. Od początków historii nie można się było zaangażować w komunikację w czasie rzeczywistym dalej niż udawało się przekazać swój głos. Czas wymagany do tradycyjnej komunikacji znacznie obniżał ilość przekazywanej informacji i jej jakość. Wprowadzenie urządzeń elektronicznych – a szczególnie telefonu – zredukowało czas potrzebny do przekazania wiadomości na dużą odległość, ale komunikacja telefoniczna narzuciła nowe wymaganie synchroniczności.

Przez większą część ubiegłego wieku, gdy nikt nie odpowiadał na dzwonek telefonu, potencjalnie szybka wiadomość nie mogła być przekazana.

Problem ten został rozwiązany poprzez zastosowanie automatycznych sekretarek
i telefaksów. Ponadto wiele organizacji odkryło dodatkowe wyzwolenie od telefonów w postaci nowej metody komunikacji za pomocą poczty elektronicznej. Poczta elektroniczna umożliwia szybkie przekazywanie wiadomości na duże odległości, przechowywanie ich i dostarczanie do adresata w miejscu i czasie, w których może je on odebrać.

Zasada 80/20 w odniesieniu do korespondencji biurowej mówi, że 80 % wysyłanych wiadomości dotyczy spraw wewnętrznych firmy, a tylko 20 % spraw na zewnętrz organizacji. Poczta elektroniczna znacznie ułatwia tworzenie i dystrybucję tych wewnętrznych 80 % oraz w niewidoczny sposób zajmuje się dystrybucją pozostałych 20 % o znaczeniu krytycznym.

Podstawowe i dodatkowe wiadomości
o poczcie elektronicznej

Podstawowe funkcje poczty elektronicznej obejmują tworzenie wiadomości, ich odczytywanie, przekazywanie, odpowiadanie na wiadomości i wydawanie potwierdzeń odbioru wiadomości. Wszystkie pakiety poczty elektronicznej muszą umieć realizować te funkcje. Rzecz jasna programy pocztowe znacznie się różnią narzędziami, poleceniami menu i innymi udogodnieniami, oferowanymi w celu tworzenia i odbioru wiadomości.

Niektóre z najbardziej użytecznych funkcji w systemach pocztowych to:

u        moduł powiadamiania o nadejściu wiadomości,

u        wyskakujące okno do odczytu wiadomości,

u        opcja importu plików tekstowych do wiadomości,

u        opcja dołączania plików binarnych do wysyłanych wiadomości,

u        opcja korzystania ze standardowych procesorów tekstu do przygotowania wiadomości,

u        zwrotne potwierdzenie wiadomości,

u        foldery specjalne,

u        szyfrowanie podczas transmisji,

u        szyfrowanie przechowywanych wiadomości,

u        centralny skład wiadomości,

u        filtrowanie wiadomości w oparciu o reguły

dopisałem brakujący punkt listy

u       

u        monitorowanie procedur.

Skład wiadomości (message store) to zestaw plików lub baza danych przechowująca zarówno prywatne skrzynki pocztowe użytkownika, jak i dane publiczne – kalendarze i foldery z dyskusjami, dokumentami i innymi udostępnianymi informacjami.

W praktyce serwer może mieć fizycznie odrębne miejsca przechowywania dla różnych danych, na przykład jedno przeznaczone dla skrzynek prywatnych – a inne do informacji współużytkowanych. Jednak dla użytkownika te odrębne miejsca powinny wyglądać jak jeden zintegrowany skład.

System rozpowszechniania komunikatów bazujący na regułach jest nieco skomplikowany w konfiguracji, ale pozwala zaoszczędzić wiele czasu. Najlepszym przykładem takiego systemu są tak zwane „wiadomości wakacyjne”. Wyobraźmy sobie na przykład, że jedziemy na wakacje i nie zamierzamy zabierać ze sobą laptopa do sprawdzania poczty elektronicznej. Od razu trzeba pomyśleć o wielu potencjalnie zdenerwowanych klientach oraz o stercie śmieci w poczcie, które trzeba będzie przejrzeć po powrocie. Na szczęście z pomocą może przyjść system oparty na regułach. Czasami są one definiowane na serwerach zaawansowanych systemów poczty. Z drugiej strony – „inteligentne” oprogramowanie klienta poczty, na przykład Eudora Pro, może odpowiadać na przychodzącą z Internetu pocztę zgodnie
z określonymi regułami.

Większość dobrych programów pocztowych ma narzędzia, jak te w Microsoft Exchange lub WordPerfect GroupWise, które automatycznie wysyłają odpowiedź „wakacyjną” do wszystkich, którzy przysyłają wiadomości pod naszą nieobecność. Mogą one nawet przekazywać informacje do wyznaczonego współpracownika. Systemów opartych na regułach można również użyć do innych sprytnych sztuczek, jak przesyłanie wiadomości ze słowami „pomoc” lub „serwis” w temacie lub treści wiadomości do działu pomocy technicznej.

Jednym z ulubionych narzędzi Autora, dostępnym w większości aplikacji do pracy zespołowej, jest aplikacja grup dyskusyjnych. W przeciwieństwie do standardowych programów pocztowych, w których po prostu wysyła się osobiste wiadomości do wybranych użytkowników, grupy dyskusyjne umożliwiają każdemu wzięcie udziału w dyskusji i przeglądanie wiadomości od innych członków grupy w postaci uporządkowanej według tematów (wątków). Grupy dyskusyjne są przydatne do współpracy w czasie rzeczywistym. Można na przykład w ten sposób przeprowadzić głosowanie personelu z działu sprzedaży nad propozycją nowego planu marketingowego.

Można również dołączać pliki binarne do wątków w dyskusji, a moderator może ograniczać uprawnienia użytkowników do zamieszczania odpowiedzi oraz zawartość wiadomości z głosem w dyskusji.

Niezbyt wiele aplikacji do pracy zespołowej zawierają narzędzia do obsługi procedur. Programy te rozpoznają i administrują określonymi typami pakietów dokumentów. Można na przykład utworzyć narzędzie do obsługi procedury ubiegania się o pozwolenie na budowę. Najlepiej, gdyby przyszły inwestor mógł zainicjować całą procedurę poprzez powiatowy serwis WWW, dostępny w Internecie. Strona WWW stałaby się wówczas dokumentem, który może być przekazywany pod kontrolą aplikacji do pracy zespołowej od osoby do osoby, które kolejno wykonują określone czynności. Narzędzie do obsługi procedur jest świetnym narzędziem, jeśli chce się zmniejszyć ilość papieru w biurze i mieć pewność, że każda praca jest realizowana na bieżąco.

Inną użyteczną funkcją, jaką można znaleźć w programach takich, jak GroupWise, jest narzędzie do zarządzania dokumentami. Funkcja ta umożliwia zamieszczenie dokumentu w publicznym folderze i pozwala innym użytkownikom sprawdzać go, zmieniać lub po prostu zrobić sobie osobistą kopię. Dzięki niej można również sprawdzać, kto dokument czytał oraz kto i kiedy go zmieniał. Zarządzanie dokumentami jest przydatne w kancelariach prawnych i innych firmach o rozbudowanym obiegu dokumentów.

Rozwiązania do pracy zespołowej zapewniają oszczędność czasu i pieniędzy, ale jednocześnie wymagają aktywnego uczestnictwa użytkowników, aby praca była efektywna. W wielu firmach do zadań grupowych używa się Internetu lub intranetu, ale rozwiązania dla sieci LAN wciąż oferują więcej funkcji, są łatwiejsze w użyciu
i oferują Internetowe lub intranetowe uzupełnienia, które zabezpieczają ich miejsce na rynku.

Do wysyłania faksów z systemu poczty elektronicznej dobrze nadają się bramy do systemów faksowych. Główna wada systemów pocztowych i faksowych jest taka sama, jak dla systemów faksowych na samodzielnych pecetach: nieadekwatne możliwości odbierania przychodzących wiadomości. Nie ma żadnego standardowego sposobu zaadresowania faksu do konkretnego odbiorcy. Ktoś musi za pomocą specjalnego oprogramowania przeglądać wszystkie przychodzące faksy i przesyłać je do odpowiednich osób. Co więcej – przychodzące faksy są zapisywane jako pliki graficzne, których wydrukowanie wymaga drukarek laserowych z dużą ilością pamięci.

Aplikacje do pracy zespołowej osiągnęły poziom rzeczywistych środowisk biznesowych. Przyjrzyjmy się bliżej trzem aplikacjom sieciowym o ugruntowanej pozycji: Lotus Notes, WordPerfect GroupWise (wcześnie Symmetry, a jeszcze wcześniej WordPerfect Office) i Microsoft Exchange.

Lotus Notes i Domino

Firma Lotus wypuściła Notes jako aplikację sieciową w roku 1989 i od tego czasu stanowi ona standard do porównań dla innych produktów do pracy zespołowej. Notes to aplikacja klient-serwer, która umożliwia użytkownikom bezpieczne udostęp...