Abstrakt
Niniejszy dział zawiera krótkie wprowadzenie do funkcji arkusza kalkulacyjnego OpenOffice.org Calc. Zakładamy, że wiesz jak korzystać z arkusza kalkulacyjnego i będziemy się koncentrować na detalach programu (rachunkowości, finansach, symulacjach, itp.).
Arkusze kalkulacyjne są elektronicznymi zamiennikami ksiąg rachunkowych i kalkulatora. Zawierają one kolumny i wiersze, które umożliwiają wykonywanie operacji matematycznych na wcześniej wprowadzonych danych. Dzisiaj, arkusze kalkulacyjne wykonują zdecydowanie więcej czynności niż wcześniej będąc prostymi bazami danych lub wykresami, czy grafami, a nawet tym co nie było celem autorów tego oprogramowania.
Rysunek 10.5. Wiersze, kolumny i komórki
Wiersze noszą nazwy 1, 2, itd. Kolumny natomiast A, ..., Z, AA, AB, itd. Przecięcie wiersza i kolumny tworzy komórkę, a jej nazwa jest tworzona z nazwy kolumny i wiersza, na przykład: C3 (zobacz Rysunek 10.5, „Wiersze, kolumny i komórki”). Aktywny wiersz i kolumna są podświetlone.
Aby uruchomić OpenOffice.org Calc, wybierz z głównego menu Biuro → Arkusze kalkulacyjne → OpenOffice.org CalcUżywanie narzędzi biurowych → Tworzenie arkusza kalkulacyjnego. Możesz go także uruchomić z każdego ekranu innego programu OpenOffice.org, wybierając Plik → Nowy → Arkusz kalkulacyjny, co spowoduje otwarcie okna OpenOffice.org Calc z pustym arkuszem kalkulacyjnym.
Kiedy po raz pierwszy uruchamiasz OpenOffice.org Calc, pokazane zostanie okno (zobacz Rysunek 10.6, „Wybieranie domyślnego formatu plików”) z pytaniem, czy wolisz korzystać z formatu Microsoft® czy OpenOffice.org.
Rysunek 10.6. Wybieranie domyślnego formatu plików
Twoja decyzja zależy od tego, czy planujesz wymieniać wiele plików z ludźmi korzystającymi z narzędzi firmy Microsoft®. Jeśli tak, to kliknij Korzystaj z formatu plików Microsoft® Excel, jednak pamiętaj, że obsługa nie działa poprawnie we wszystkich przypadkach. Pamiętaj też, że jest to tylko format domyślny i zawsze można zmienić format pliku zmieniając Format pliku w oknie Zapisz jako.
Rysunek 10.7. Główne okno programu OpenOffice.org Calc
Pasek formatu
Jest to standardowy pasek formatu dla wszystkich aplikacji pakietu OpenOffice.org, wykorzystywany do zmiany czcionek, kolorów, stylów, itp.
Pasek formuły
Wykorzystywany jest do wprowadzania, edycji lub usuwania formuły wewnątrz komórki.
Obszar roboczy
Miejsce w którym wprowadza się dane w arkuszu kalkulacyjnym: liczby, daty, formuły, obrazy, itp.
Zaznacz wszystko
Kliknięcie na ten niewielki obszar w lewym górnym rogu obszaru roboczego spowoduje zaznaczenie wszystkich komórek jednocześnie. Jest to użyteczne gdy potrzebujesz wprowadzić do arkusza zmiany „globalne”. Na przykład, zmiana wszystkich rozmiarów czcionek do 10pts (punktów).
Przyciski zmiany arkusza i karty
Arkusze kalkulacyjne zwykle zawierają więcej niż jeden arkusz. Wykorzystaj te przyciski do nawigacji pomiędzy arkuszami arkusza kalkulacyjnego. Od lewej do prawej są to: Przejdź do pierwszego arkusza, Przejdź do poprzedniego arkusza, Przejdź do następnego arkusza oraz Przejdź do ostatniego arkusza. Możesz także korzystać z kart, aby przełączać się pomiędzy arkuszami.
Kolejne działy przedstawiają podstawowe funkcje takie jak: wprowadzanie danych oraz formuł do arkusza kalkulacyjnego, dodawanie grafiki reprezentującej dane. Wykorzystany zostanie przykład miesięcznych wydatków oraz wykresów sprzedaży fikcyjnej firmy.
Program OpenOffice.org Calc jest gotowym do wykorzystania w przedsiębiorstwie arkuszem kalkulacyjnym, który zawiera wiele funkcji nie omawianych w tym dokumencie. Sprawdź Sekcja 2.4, „Dalsza praca”, aby uzyskać dodatkowe informacje na temat pełnego wykorzystania OpenOffice.org Calc.
Aby wprowadzić dane do komórki, przejdź do niej i wpisz dane, wciśnij klawisz Enter kiedy skończysz. Możesz także użyć klawiszy Tab oraz Shift-Tab, aby przenieść się odpowiednio do komórki po prawej lub po lewej stronie.
Autouzupełnianie upraszcza wprowadzanie danych „zgadując” wartość kolejnej komórki na podstawie wartości komórki bieżącej. Działa to w przypadku dowolnych danych, które mogą być powiązane z serią stałych liczb.
Rysunek 10.8. Upraszczanie wprowadzania danych za pomocą autouzupełniania.
Aby skorzystać z autouzupełniania przesuń mysz nad „uchwyt” komórki (mały czarny kwadrat zlokalizowany w prawym dolnym rogu komórki), kliknij na niego i przeciągnij komórkę. Wartości komórek zostaną pokazane w podpowiedzi (zobacz Rysunek 10.8, „Upraszczanie wprowadzania danych za pomocą autouzupełniania.”). Puść klawisz myszy kiedy uznasz, że wartości komórek Ci odpowiadają.
Dane w komórkach mogą być także szeregowane stosując różne kryteria. Zaznacz komórki które chcesz posortować a następnie otwórz okno opcji sortowania wybierając z menu Dane → Sortuj. Określ kryteria sortowania, kolejność i opcje dodatkowe, a następnie kliknij na przycisk OK, aby przeprowadzić sortowanie.
Podpowiedź
Upewnij się, że także wybrałeś kolumny i wiersze, które są „nagłówkami” danych (w naszym przykładzie, kolumna B która zawiera miesiące), aby także „podlegały” sortowaniu.
Formuły mogą być wykorzystywane do „automatyzacji” arkusza kalkulacyjnego, pozwalając Ci, na przykład na wykonywanie skomplikowanych symulacji. W komórkach, formuły są definiowane za pomocą znaku = poprzedzającego wszystkie pozostałe dane. Wszystko pozostałe jest traktowane jako dane „statyczne”.
Operacje są wyrażane za pomocą standardowego zapisu algebraicznego. Na przykład =3*A25+4*(A20+C34/B34) dzieli wartość komórki C34 przez wartość z komórki B34, a do wyniku dodaje wartość z komórki A20, to zostaje pomnożone przez 4 i powiększone 3 krotną wartość komórki A25. W ten sposób, nawet bardzo skomplikowane działania mogą zostać wyrażone za pomocą kilku mniejszych.
OpenOffice.org Calc zawiera wiele funkcji, których możesz używać w swoich formułach, przeglądnij je wybierając z menu Wstaw → Funkcja lub wciskając kombinację klawiszy Ctrl-F2.
Notatka
W KDE kombinacja klawiszy Ctrl-F2 przełącza na pulpit numer dwa, tak więc może wystąpić konieczność przedefiniowania tej kombinacji klawiszy jeżeli chcesz korzystać z tej funkcji.
Rysunek 10.9, „Korzystanie z funkcji w formułach” pokazuje funkcję ŚREDNIEJ zastosowaną do zaznaczonego zakresu komórek aby obliczyć jego wartość średnią. Pamiętaj, że znak : służy do określenia zakresu komórek do zastosowania w funkcji.
Rysunek 10.9. Korzystanie z funkcji w formułach
Kiedy arkusz kalkulacyjny zawiera zbyt wiele informacji, często staje się trudne do zrozumienia jak poszczególne dane odnoszą się nawzajem do siebie: zbyt wiele liczb i zbyt małe znaczenie. Najlepszym sposobem na zaprezentowanie tych danych jest wykres.
Jak przy wszystkich funkcjach analizy danych, musisz zaznaczyć obszar, który ma być przedstawiony na wykresie. Tak więc, zaznacz zakres komórek i wybierz z menu Wstaw → Wykres, aby uruchomić asystenta wykresów.
Dokonaj wyboru rodzaju wykresu, jego wariantu, tytułu, osi, itp. po czym kliknij na przycisk Utwórz aby utworzyć i wstawić wykres do arkusza kalkulacyjnego (zobacz Rysunek 10.10, „Wykresy 3D w arkuszu kalkulacyjnym”).
Rysunek 10.10. Wykresy 3D w arkuszu kalkulacyjnym
Wykresy w arkuszu kalkulacyjnym są „dynamiczne”, co oznacza, że po zmianie w obszarze objętym wykresem zostanie on zmieniony automatycznie.
Klikając najpierw lewym potem prawym przyciskiem myszy na wykres spowoduje wyświetlenie menu z opcjami zmieniającymi parametry wykresu. Na przykład, tytuł wykresu może zostać zmieniony po dwukrotnym kliknięciu na jego obszarze.
Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej na temat korzystania z OpenOffice.org Calc, powinieneś sprawdzić samouczki dostępne na stronie internetowej Tutorials for OpenOffice.
Ponadto, możesz się także posłużyć pomocą OpenOffice.org Calc dostępną poprzez menu Pomoc → Zawartość, albo wciskając klawisz F1. Możesz tam znaleźć odpowiedzi na swoje pytania. Tematy są dostępne w spisie treści. Dodatkowo stworzony jest także indeks oraz narzędzie do przeszukiwania zawartości.
nataly1989