Mapowanie procesów

dr Renata Brajer-Marczak

              Tradycyjnie, w sposób graficzny organizację przedstawiamy za pomocą schematu struktury organizacyjnej.

              Schematy struktury organizacyjnej ukazują zależności funkcjonalne pomiędzy pracownikami oraz dają informację o istniejącej hierarchii, tj. mówią o pewnej nadrzędności czy podrzędności stanowisk czy komórek organizacyjnych względem siebie.

              Schematy struktury organizacyjnej nie pozwalają jednak na przedstawienie rzeczywistych relacji pomiędzy działami czy funkcjami.

              Realizacja zadań w każdej organizacji wymaga określenia zależności i powiązań wykonywanych zadań na danym stanowisku organizacyjnym od ogniw dostarczających tak zwane wejścia (materialne, informacyjne itp.) oraz wymaga wskazania odbiorcy (czy to klienta wewnętrznego czy to klienta zewnętrznego).

              Zrozumienie wymienionych relacji i ich wpływu na poziomie dostawca – klient umożliwia pracownikom odpowiednią organizację pracy stanowiska, jak też wyjaśnia warunki przepływów informacyjnych i fizycznych.

              Wychodzimy bowiem z założenia, że pracę należy koncentrować na produkcie, a nie na funkcjach czy działach.

              Takie spojrzenie pozwala określić wymagania klientów, czyli zarówno elementy wejściowe, opisujące walory dostarczanych wejść, jak też cechy elementów wyjściowych.

              To z kolei umożliwia w przejrzysty sposób nakreślenie ról i obowiązków dla poszczególnych stanowisk organizacyjnych.

              Naprzeciw tym potrzebom wychodzi mapa procesu.

Co to jest mapa procesu?

              Jest to dynamiczny obraz przedsiębiorstwa.

              Przedstawia przebieg czynności, które doprowadzają do przekształcania określonych zasobów w efekty konkretnego procesu.

              Mapa przedstawia zaangażowanie poszczególnych stanowisk organizacyjnych w przebieg procesu.

MAPOWANIE PROCESU

Polega na graficznym przedstawieniu sposobu realizacji procesu, w tym również poszczególnych wykonywanych w procesie działań.

W sposób graficzny wizualizowane są także na mapie wzajemne relacje pomiędzy poszczególnymi działaniami.

Opracowywanie mapy procesu

Mapę można opracować ręcznie na arkuszu papieru,

ale

Mapowanie może być też wykonywane przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi informatycznych.

Informatyczne narzędzia mapowania procesów

Jednym z najbardziej popularnych i ogólnie  dostępnych narzędzi jest Microsoft Visio.

Oprogramowanie to umożliwia bardzo łatwe budowanie mapy procesu poprzez układanie sekwencji poszczególnych działań w ramach wizualizowanego procesu.

W ramach tego narzędzia dostępne są standardowe mapy procesów lub elementy map, które mogą być w dowolny sposób modyfikowane.

Informatyczne narzędzia mapowania procesów

Innymi bardziej zaawansowanymi technicznie programami służącymi do mapowania procesów są:

l            iGrafxFlowCharter,

l            Aris Design Platform,

l            Adonis

Przedsiębiorstwa o dużej dojrzałości procesowej stosują specjalistyczne oprogramowania umożliwiające nie tylko identyfikowanie i mapowanie procesów, ale również modelowanie procesów.

Takie narzędzia pozwalają na symulowanie wpływu wprowadzonych zmian na sposób funkcjonowania konkretnego procesu oraz całego systemu procesów w całym przedsiębiorstwie.

Wykorzystanie narzędzi informatycznych do modelowania procesów sprawia, że osoba zarządzająca procesem koncentruje się nie tylko na określaniu sposobu dokonywania zmian w jednym procesie, ale także na wyborze alternatywnych wariantów usprawnień.

Oprócz umożliwienia graficznego przedstawienia procesu narzędzia te umożliwiają:

l              Stosowanie scenariuszy: „co – jeśli?”,  zastosowane narzędzia umożliwiają symulować skutki usprawnień, które odnoszą się do pojedynczego procesu oraz do całego systemu powiązanych procesów,

l              Wyliczanie kosztów oraz zapotrzebowania na zasoby – oprogramowanie pozwala określić potrzebne zasoby i obliczyć koszty w ramach działań, części lub całości procesu.

Taka funkcjonalność narzędzia pozwala na wyłapywanie wąskich gardeł oraz nieefektywności w pojedynczych procesach w systemie procesów.

Oprócz umożliwienia graficznego przedstawienia procesu narzędzia te umożliwiają:

l             Terminową analizę przebiegu procesu – oprogramowanie do modelowania procesów daje możliwość wyliczania czasu trwania poszczególnych działań w procesie oraz określania działań krytycznych pod względem czasu

Najbardziej popularne narzędzia informatyczne służące do modelowania procesów to:

l             IgrafxProcess,

l             ARIS Design Platform

Tworzenie mapy procesu

              Na początku identyfikujemy wszystkich uczestników procesu.

              Wypisujemy ich w kolumnie po lewej stronie rysunku.

              Następnie rysuje się poziome linie oddzielające poszczególne podmioty.

Tworzenie mapy procesu

              Na tak przygotowany arkusz nanosi się poszczególne czynności, opisując w ten sposób przebieg całego procesu.

Po co tworzymy mapę procesu?

·         mapa umożliwia znalezienie wszelkich, głównych powiązań w procesie,

·         pozwala określić czas konieczny do wykonania poszczególnych operacji oraz

·         pozwala zidentyfikować wszelkie nieciągłości w procesie (nielogiczne, brakujące lub niepotrzebne czynności).

Korzyści z mapowania procesów

l              Pozwala pracownikom, jak i osobom spoza przedsiębiorstwa na lepsze zrozumienie przebiegu procesu,

l              Umożliwia identyfikację kluczowych działań w danym procesie oraz określenie nakładów i zasobów niezbędnych na wejściu oraz wyników na wyjściu z procesu,

l              Ułatwia identyfikowanie działań...